एक साथ कई अकाउंट प्रबंधित करना

यह लेख सिर्फ़ Workplace Essential और Workplace Advanced यूज़र के लिए है.
Workplace पर कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (CSV) या Excel फ़ाइलों से बहुत सारे यूज़र अकाउंट को एक साथ मैनेज किया जाता है. आप अपने Workplace से चाहे शुरुआती उपयोगकर्ताओं को मैनेज कर रहे हों, नया विभाग या मैनेजर जोड़ रहे हों या अपने समुदाय में कुछ उपयोगकर्ताओं को डीएक्टिवेट कर रहे हों, प्रोसेस को स्ट्रीमलाइन करने के लिए आप एक साथ बहुत सारे अकाउंट मैनेज करने की सुविधा उपयोग कर सकते हैं.
अगर आपकी कंपनी किसी पहचान प्रदाता (जो कंपनी के साथ काम कर सकते हैं) का उपयोग करती है, तो आप ऑटोमैटिक अकाउंट मैनेजमेंट का इस्तेमाल कर सकते हैं, ताकि जब कर्मचारी आपकी कंपनी से जुड़ें या उसे छोड़कर जाएँ, तो आपकी ओर से अकाउंट मैनेज और डीएक्टिवेट किए जा सकें. पहचान प्रदाताओं के साथ अकाउंट को मैनेज करने के बारे में और पढ़ें.
Workplace में CSV या Excel फ़ाइलों की मदद से 2 बल्क ऑपरेशन (एक साथ बहुत सारे अकाउंट मैनेज करना) किए जा सकते हैं:
क्या यह जानकारी उपयोगी थी?
यह लेख सिर्फ़ Workplace Advanced यूज़र के लिए है. एक साथ बहुत सारे अपलोड के ज़रिए आपको यह तय करने के लिए कहा जाएगा कि आप अकाउंट को तुरंत आमंत्रित करना चाहते हैं या बाद में. अगर आप बाद में आमंत्रित करने का विकल्प चुनते हैं, तो अकाउंट 'आमंत्रित नहीं किए गए' स्थिति में बनाए जाएँगे और उन्हें बाद में आमंत्रित करना होगा.
Workplace में कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (CSV) फ़ाइलों के ज़रिए एक साथ बहुत सारे यूज़र अकाउंट बनाए जा सकते हैं. कर्मचारियों के अकाउंट को एक-एक करके मैनेज करने के बजाय, आप CSV या Excel फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं. इसमें हर कर्मचारी के बारे में जानकारी होती है.
अगर आप बहुत ज़्यादा अकाउंट बना रहे हैं, तो हर इम्पोर्ट में कर्मचारी डेटा की 2500 से ज़्यादा लाइन नहीं होनी चाहिए.
CSV या Excel फ़ाइल अपलोड करके एक साथ बहुत सारे अकाउंट बनाने के लिए:
  1. एडमिन पैनल से लोग > लोगों को जोड़ें > लोगों को जोड़ें पर क्लिक करें.
  2. फ़ाइल इम्पोर्ट करें बटन पर क्लिक करें और फ़ाइल इम्पोर्ट करें बटन के ज़रिए CSV या Excel फ़ाइल अपलोड करें.
  3. टेंप्लेट डाउनलोड करें बटन पर क्लिक करने से CSV टेंप्लेट डाउनलोड हो जाएगा. इसके बाद, डॉक्यूमेंट को Excel में खोला जा सकता है और अगर आप Excel के साथ काम करना पसंद करते हैं, तो इसे .xls या .xlsx फ़ाइल के तौर पर सेव किया जा सकता है.
  4. CSV फ़ाइल या Excel स्प्रेडशीट अपलोड होने के बाद, आपको कन्फ़र्म होने का संकेत दिखाई देगा, जिसमें CSV या Excel फ़ाइल की गलतियाँ बताई जाएँगी या फिर यह बताया जाएगा कि अपलोड पूरा हो चुका है. पहले कॉलम में हर लाइन के लिए परिणाम दिखाएगा:
  5. अगर पहला कॉलम खाली है, तो उस कर्मचारी के लिए अकाउंट बनाया जाएगा.
    लाल रंग का अष्टभुज (ऑक्टागन) बताता है कि उस लाइन में कोई समस्या है. गड़बड़ी बताने वाले मैसेज में समस्या के बारे में बताया जाएगा.
    नीला गोला बताता है कि अपलोड पूरा नहीं हुआ है.
    हरे रंग का सही का निशान बताता है कि अपलोड पूरा हो गया है.
  6. प्रीव्यू का विवरण कन्फ़र्म करने के बाद, आप जारी रखें बटन पर क्लिक करके नए अकाउंट बना सकते हैं. इसके बाद, धीरे-धीरे अकाउंट बनाए जाएँगे.
जब तक अकाउंट डीएक्टिवेट नहीं हो जाते, तब तक कर्मचारियों को ईमेल और पुश नोटिफ़िकेशन मिलते रहेंगे. अकाउंट डीएक्टिवेट करने के तरीके से जुड़े निर्देश पाने के लिए एक साथ बहुत सारे अकाउंट डीएक्टिवेट करने का तरीका देखें.
अकाउंट बनाए जाने को सत्यापित करना
यह कन्फ़र्म करने के लिए कि सभी अकाउंट बना दिए गए थे, आप ऊपर दिए गए चरणों का पालन करके CSV फ़ाइल या Excel स्प्रेडशीट फिर से अपलोड कर सकते हैं और वेरिफ़ाई कर सकते हैं कि सभी लाइन के पहले कॉलम में चेकमार्क है. इसके बाद, आप दोबारा से अकाउंट बनाने का प्रोसेस छोड़ने के लिए कैंसल करें पर क्लिक कर सकते हैं. अगर आप ऐसा करते हैं, तो आपको एक संकेत दिखाई देगा कि अकाउंट पहले से मौजूद हैं.
क्या यह जानकारी उपयोगी थी?
यह लेख सिर्फ़ Workplace Essential और Workplace Advanced के एडमिन के लिए है.
अगर आपको CSV फ़ाइल अपलोड करने में परेशानी हो रही है, तो ऐसा इनमें से किसी एक सामान्य समस्या की वजह से हो सकता है:
  • CSV फ़ॉर्मेट में नहीं है
    सभी फ़ाइलें सही CSV फ़ॉर्मेट (फ़ाइल एक्सटेंशन .csv) में होनी चाहिए. दूसरी तरह की फ़ाइलों और फ़ॉर्मेट को अपलोड नहीं किया जा सकता.
  • UTF-8 एन्कोडेड नहीं है
    सभी फ़ाइलों की एन्कोडिंग UTF-8 वर्ण में होनी चाहिए.
  • कॉमा वाले मान हैं
    अगर किसी मान में कॉमा है, तो पूरे मान को डबल इन्वर्टेड कॉमा में रखना चाहिए (जैसे "value_with_comma"). उदाहरण के लिए, लंदन, इंग्लैंड को CSV में "लंदन, इंग्लैंड” के रूप में सेव करना चाहिए.
  • डुप्लिकेट
    डुप्लिकेट कर्मचारी रिकॉर्ड की वजह से CSV सत्यापन के समय गड़बड़ी होगी.
  • गलत कैपिटलाइज़ेशन
    आमतौर पर, गलत कैपिटलाइज़ेशन की वजह से गड़बड़ी नहीं होती है, लेकिन नाम, लोकेशनऔर अन्य फ़ील्ड के कैपिटलाइज़ेशन को उसी तरह सेव किया जाएगा जैसा कि CSV फ़ाइल में है.
  • गलत फ़ोन नंबर
    फ़ोन नंबर, [कंट्री कोड] + [एरिया कोड] + [फ़ोन नंबर] फ़ॉर्मेट में होने चाहिए (जैसे +1 800 555 0150).
  • जगह (लोकैल) की गलत जानकारी
    जगह (लोकैल) की जानकारी Facebook की लोकैल लिस्ट में दिए गए सही संक्षिप्त रूप (एब्रिविएशन) के हिसाब से ही होनी चाहिए.
क्या यह जानकारी उपयोगी थी?
एक साथ बहुत सारे अकाउंट मैनेज करते समय, हमारा सुझाव है कि आप इन फ़ॉर्मेट का उपयोग करें:
फ़ील्डवर्णनप्रकारज़रूरी
ईमेलकर्मचारी का ऑफ़िस वाला ईमेल पता. इस फ़ील्ड का मान हर कर्मचारी के लिए यूनिक होना चाहिएटेक्स्टहाँ
नामकर्मचारी का नामटेक्स्टहाँ
उपनामकर्मचारी का उपनामटेक्स्टहाँ
जॉब टाइटलकर्मचारी का जॉब टाइटल टेक्स्टनहीं
डिपार्टमेंटवह डिपार्टमेंट जिसमें कर्मचारी काम करता हैटेक्स्टनहीं
मोबाइल नंबरकर्मचारी का ऑफ़िस वाला मोबाइल नंबर हर मोबाइल नंबर मान्य अंतरराष्ट्रीय नंबर होना चाहिए. साथ ही, उसमें देश कोड भी होना चाहिए (उदाहरण: +1 232 823 2233)टेक्स्टनहीं
स्थानजिस ऑफ़िस में कर्मचारी काम करता है, वह किस स्थान पर हैटेक्स्टनहीं
भाषाडिफ़ॉल्ट भाषा का संक्षिप्त रूप, जो इस कर्मचारी के लिए सेट की जानी चाहिए. अगर भाषा की सेटिंग नहीं की गई है, तो डिफ़ॉल्ट भाषा अंग्रेज़ी (अमेरिकी) (en_US) पर सेट होगी. आप Facebook की भाषाएँ में मान्य संक्षिप्त रूपों की पूरी सूची देख सकते हैंटेक्स्टनहीं
मैनेजर का ईमेलकर्मचारी के डायरेक्ट मैनेजर का ईमेल पताटेक्स्ट नहीं
डिविज़न कर्मचारी का डिविज़नटेक्स्टनहीं
संगठनकर्मचारी का संगठनटेक्स्ट नहीं
ऑफ़िस शुरू करने की तारीखकर्मचारी के संगठन से जुड़ने की तारीखतारीख (DD-MM-YYYY) नहीं
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यह लेख सिर्फ़ Workplace Advanced के एडमिन के लिए है.
कर्मचारियों के खातों को एक-एक करके निष्क्रिय करने के बजाय, आप ऐसी CSV फ़ाइल अपलोड करके कई अकाउंट को एक साथ निष्क्रिय कर सकते हैं, जिसमें उन सभी अकाउंट के ईमेल पते होते हैं, जिन्हें आप निष्क्रिय करना चाहते हैं.
मान्य CSV फ़ाइल अपलोड करने और एक साथ बहुत सारे अकाउंट को निष्क्रिय करने के लिए:
  1. अपने एडमिन पैनल से सभी कर्मचारी अकाउंट की सूची देखने के लिए लोग टैब पर क्लिक करें.
  2. से एक से ज़्यादा लोगों के अकाउंट को निष्क्रिय करें पर क्लिक करें.
  3. आपको एक CSV फ़ाइल अपलोड करने का विकल्प दिखाया जाएगा. फ़ाइल में, उन कर्मचारी अकाउंट के लिए अलग-अलग पंक्तियों में एक कॉलम में ईमेल पते दिए होने चाहिए, जिन्हें निष्क्रिय किया जाना है.
CSV फ़ाइल अपलोड हो जाने के बाद, आपके सामने कन्फ़र्मेशन स्क्रीन आएगी, जिसमें CSV में मौजूद गड़बड़ियाँ दिखाई जाएँगी. पहले कॉलम में हर लाइन के लिए परिणाम दिखाएगा:
  • चेकमार्क से पता चलेगा कि कर्मचारी का अकाउंट पहले ही निष्क्रिय कर दिया गया है या नहीं.
  • 'गड़बड़ी बताने वाले त्रिकोण' से यह पता चलता है कि उस पंक्ति में गड़बड़ी है. गड़बड़ी का संदेश दिखाने के लिए आइकन पर होवर करें.
  • अगर पहला कॉलम खाली है, तो कर्मचारी का अकाउंट निष्क्रिय हो जाएगा.
आप प्रीव्यू एक्सपोर्ट करें बटन पर क्लिक करके प्रीव्यू से जानकारी डाउनलोड कर सकते हैं.
प्रीव्यू के विवरण कन्फ़र्म किए जाने के बाद, आप अकाउंट निष्क्रिय करें बटन पर क्लिक करके चुने गए अकाउंट को निष्क्रिय कर सकते हैं. उसके बाद, अकाउंट को निष्क्रिय कर दिया जाएगा.
ध्यान रखें कि जब आप एक साथ बहुत सारे अकाउंट निष्क्रिय करते हैं और उनकी संख्या ज़्यादा होती है, तो इस काम में देर हो सकती है.
अकाउंट का निष्क्रिय किया जाना सत्यापित करें
यह कन्फ़र्म करने के लिए कि सभी अकाउंट सफलतापूर्वक निष्क्रिय कर दिए गए थे, CSV फ़ाइल फिर से अपलोड करें और सत्यापित करें कि सभी पंक्तियों के पहले कॉलम में चेकमार्क है.
नोट: ध्यान रखें कि किसी उपयोगकर्ता अकाउंट को निष्क्रिय करने में 24 घंटे तक का समय लग सकता है.
क्या यह जानकारी उपयोगी थी?
यह लेख सिर्फ़ Workplace Advanced का उपयोग करने वालों के लिए है.
अगर आपको निष्क्रिय किए जाने वाले अकाउंट की सूची की CSV फ़ाइल अपलोड करने में परेशानी हो रही है, तो ऐसा इनमें से किसी समस्या की वजह से हो सकती है:
  • CSV फ़ॉर्मेट नहीं है
    सभी फ़ाइलें मान्य CSV फ़ॉर्मेट (फ़ाइल एक्सटेंशन .csv) में होनी चाहिए. अन्य फ़ाइल प्रकार और फ़ॉर्मेट स्वीकार नहीं किए जाते.
  • UTF-8 एन्कोडेड नहीं है
    सभी फ़ाइलें की एन्कोडिंग UTF-8 वर्ण में होनी चाहिए.
  • अमान्य ईमेल पता
    दिया गया ईमेल पता Workplace में मौजूद किसी अकाउंट से मेल नहीं खाता.
  • डुप्लिकेट ईमेल पता
    हर ईमेल पते को CSV फ़ाइल की सूची में सिर्फ़ एक बार ही दर्ज किया जाना चाहिए.
क्या यह जानकारी उपयोगी थी?
यह लेख सिर्फ़ Workplace Essential और Workplace Advanced के यूज़र के लिए है.
जब कोई कर्मचारी आपके संगठन को छोड़ देता है, तो यह देखना ज़रूरी है कि उनका Workplace अकाउंट समय पर बंद कर दिया गया हो. अगर आपने प्रमाणीकरण के लिए सिंगल-साइन ऑन का उपयोग किया है, तब भी ऐसा करना चाहिए, क्योंकि प्रमाणीकरण टोकन तुरंत खत्म नहीं होते.
अगर आप IDP या AD सिंक के ज़रिए अपने आप मैनेज करने की सुविधा का उपयोग कर रहे हैं, तो यह डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होना चाहिए. अगर आप मैन्युअल तरीके से मैनेज करने की सुविधा या CSV का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको यह देख लेना चाहिए कि आपके कर्मचारी के नौकरी छोड़ते ही उनके Workplace अकाउंट को डीएक्टिवेट कर दिया गया है.
यूज़र के अकाउंट को डीएक्टिवेट करने और एक साथ डीएक्टिवेट करने का तरीका जानें.
क्या यह जानकारी उपयोगी थी?
यह लेख सिर्फ़ Workplace Essential और Workplace Advanced के एडमिन के लिए ही है.
अपने सहकर्मी के अकाउंट की जानकारी एडिट करने के लिए आपको कंपनी का एडमिन होना ज़रूरी है और अपने कंप्यूटर से Workplace में लॉग इन होना ज़रूरी है.
किसी सहकर्मी के अकाउंट की जानकारी एडिट करने के लिए:
  1. Workplace में सबसे ऊपर बाईं ओर एडमिन पैनल पर क्लिक करें.
  2. लोग पर क्लिक करें.
  3. व्यक्ति के नाम के आगे पर क्लिक करें और व्यक्ति की जानकारी एडिट करें चुनें.
  4. व्यक्ति की जानकारी एडिट करें या जोड़ें. इसके बाद, बदलाव सहेजें पर क्लिक करें.
एक से अधिक सहकर्मियों के अकाउंट की जानकारी एक साथ एडिट करने के लिए:
  1. Workplace में सबसे ऊपर बाईं ओर एडमिन पैनल पर क्लिक करें.
  2. लोग पर क्लिक करें.
  3. लोगों को एडिट करें पर क्लिक करें.
  4. CSV फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए, अपने समुदाय के लोगों के रिकॉर्ड एक्सपोर्ट करें में फ़ाइल डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
  5. CSV खोलें और मौजूदा रिकॉर्ड में मनचाहे बदलाव करें.
  6. अपडेट की गई CSV सहेजें और अपलोड करें.
क्या यह जानकारी उपयोगी थी?